<<Porqué estos de Compras no se dedican a lo suyo, en lugar de cuestionar nuestras demandas, que somos los que sabemos lo que necesitamos>> Así de duro se manifestaba un participante en uno de los seminarios que impartía en apd, como comentario a mi exposición sobre la Misión de Compras.

No era la primera vez que me llegaba un comentario de este calibre, que con total frescura intentaba poner a Compras en su lugar, o al menos en un lugar que no cuestione el poder de comprar diseminado por toda la empresa. La función de Compras, definida como una función de apoyo, sin duda, debe dedicarse a lo suyo: comprar lo que la Organización le solicita.

¿Vamos a seguir así?

¿Cuál es la posición de las empresas sobre el intrusismo? Lo normal- entendiendo por normal como lo más frecuente-, sobre todo en las empresas jerarquizadas, es considerar a Compras como una unidad de servicio, <<que compren lo que se les pide, a buen precio y rápido, y que dejen de marear>>

Así han sido por los tiempos de los tiempos, pero, sin previo aviso, se le ocurre al comprador y peor aún a la compradora, poner en cuestión, lo que demanda quien entiende. ¡Pero que osadía! La cosa continua pues entre los objetivos de Compras, está aumentar el perímetro, es decir la compra gestionada y eliminar a los Maveriks.

Alguien debería llamar al orden a este equipo de Compras y hacerles entender que su labor no es interferir en el buen funcionamiento de la compañía, ¿quién mejor que el usuario para saber que es lo que se ha de comprar?; e incluso a quién. Compras debe dedicarse a lo suyo, presionar al proveedor con una negociación aguerrida. Salirse de ese marco es INTRUSISMO.

Si se asume la posición del caballero, que claramente buscaba dejar a Compras en su hábitat histórico: la caverna, el presente de esta función y sobre todo el futuro es imparable: la externalización. Lo que en sí no es malo, excepto si se considera la oportunidad que la empresa deja pasar.

El tifón VUCA

¿Pero que tiene de malo el modelo tradicional de Compras? ¿por qué nos hemos de embarcar en un nuevo modelo, cuando aprovisionar y pelear el margen con el proveedor ha sido la tónica general. Simplemente porque estamos en un cambio de época, no una época de cambios. Porque el escenario VUCA, donde se libra la batalla de la competitividad, así lo impone. El tifón está desatado, sólo los adaptativos sobrevivirá, ya lo anunció Charles Darwin.

¿Es rentable y oportuno sacar fuera las áreas o parte de sus funciones que no aportan a la estrategia?

Las empresas no tienen interés en mantener internamente funciones que no aportan a la estrategia. Si se sigue insistiendo en optimizar la operativa de comprar, la mejora de la eficiencia del proceso, se va directo a la automatización P2P, o a su externalización. Y sí, también al equipo gestor. ¿Es rentable y oportuno sacar fuera las áreas o parte de sus funciones que no aportan a la estrategia?

La ecuación es muy sencilla, cuando hay oferta consolidad de empresas especializadas capaces de asumir la actividad no core, los números del Outsourcing, salen. La eficiencia y especialización de estas compañías BPO, logran a una mejora en coste de la compra. Este “ahorro” se reparte entre la empresa especializada y la que la ha contratado. ¡Negocio redondo!, para todos.

¿Compradores/as desmelenados u ordenaditos?

Pasando a otro tema clave, en lo todo el mundo de Compras coincide, es en que hay que captar talento, para gestionar en el nuevo modelo. Pero después de lo que hemos comentado, ¿cómo le cuentas a un recién egresado/a de una escuela de negocios de prestigio, que se sumerja en una carrera profesional de comprador; ¡parece una broma!

Compras debe pasar de una función que es puro coste a un enfoque de aporte a la competitividad

Posiblemente nos hemos ofuscado presentando lo que es Compras actualmente. En un párrafo anterior, nos referíamos a “la oportunidad que la empresa deja pasar”. Cuál es esa oportunidad?, muy simple: enfocar Compras a captar valor en la red de proveedores que aporte a los objetivos estratégicos de la compañía. En un entorno VUCA, la máxima preocupación de la Dirección es seguir sumando competitividad a los negocios. Ahí está el momentum de Compras, pasando de una función que es puro coste a un enfoque de aporte a la competitividad.

¿Es realmente sexy trabajar en Compras?

Veámoslo, considerando que le espera al comprador/a y que habilidades se requiere:

  • Tener el enfoque que su trabajo debe contribuir directamente a la estrategia de la compañía.
  • Trabajar, codo con codo, con el resto de la organización, impartiendo la cultura de Value for Money
  • Creatividad e innovación frente al <<siempre les hemos comprado a éstos, son de fiar>>
  • Gestionar los riesgos inherentes al hecho de incorporar un bien o servicio en la operativa de la empresa; especialmente los riesgos reputacionales que proveedor puede acarrear.
  • Posicionarse frente a una amplia y variada gama de empresas proveedoras, identificando sus capacidades y cómo estas deben alinearse con la estrategia de la propia empresa.
  • Sentido de la oportunidad, visión sobre la evolución de los mercados de aprovisionamiento, anticipación a los cambios en el entorno de la empresa, empatía con sus colegas, liderazgo de proyectos de fuerte impacto…..

….. Podríamos continuar, pero, sinceramente, se ve claro que ésta es una ruta que augura una prometedora carrera profesional. No sólo en el área de Compras, sino que estos skills, son precisamente los que se requieren en las posiciones directivas.

El Intrusismo de Compras

¿Cómo se cuece todo esto?

La mala noticia: el área de compras en nuestro país, está a kilómetros de cómo ha evolucionado, por ejemplo esta misma área en Francia. La buena: estamos recorriendo un camino que muchas de las empresas competitivas ya han andado. Hemos de seguir la senda, éste es un Dakar que requiere pocos inventos, pero sí mucha firmeza y constancia, la Transformación es profunda y afecta a toda la Organización.

¿Cuáles son los road points? Hay elevado consenso en los siguientes puntos:

  • Compras debe alinearse con los objetivos estratégicos de los negocios y unidades funcionales, estableciendo una clara correlación entre éstos y sus propios planes de acción.
  • El proceso de compra debe automatizarse end to end eliminando al máximo la intervención personal.
  • La digitalización de Compras sólo es justificable si ésta le permite al equipo enfocarse a tareas de valor añadido. Difícilmente será aceptable si se enfoca a mayor eficiencia del departamento.
  • Los proveedores son parte del concepto de Empresa Extendida, de forma que en la oferta de la empresa al mercado, éstos tienen un papel destacado.
  • Debe gestionarse el Panel de Proveedores, estableciendo muy claramente cuál es el rol de cada uno de ellos y cómo se desea que evolucionen.
  • Compras pasa de ser una unidad de servicio a un Business Partner, este cambio afecta a la balanza de poderes de la Organización, por lo que debe manejarse con suma delicadeza.
  • El aporte de Compras debe poder medirse, fijando objetivos concretos y una remuneración variable acorde con sus logros.
  • La empresa se merece un/a CPO, con unas funciones muy diferente de los actuales Directores, Gerentes, Jefes … de Compras, orientados a la excelencia operativa. La misión del CPO es identificarse los objetivos estratégicos actuales y la evolución de los mismos, en los cuales Compras tiene un papel destacado.

¿Para cuándo la Transformación?

Las ventanas de oportunidad se abren, pero no eternamente. Los riesgos de no hacer nada, son elevados tanto para la empresa: perdida de competitividad, como para el equipo de Compras, papel secundario o sustituible en la Big Picture.

Llegamos a la gran pregunta: ¿Quién debe asumir el liderazgo de la Transformación?, ¿es up down o a la inversa? En mi opinión es una operación “pinza”. La Dirección debe entender que no puede dejar pasar la oportunidad que Compras puede y debe aportar de fortalecer a la competitividad de la compañía. Compras debe entender que en las empresas se compite por la asignación de recurso, y que sólo mostrando el valor que se aporta, estarán en los primeros ligares de la lista.

¿Intrusismo? ¡Por descontado! Agile es la palabra que en el momento actual define a las Organizaciones más potentes, ¿Cómo se puede pasar de paquidermo a gacela, desde una estructura en silos?  Sin duda hay que romper esas barreras departamentales, y trabajar con proyectos interfuncionales. Compras puede y debe ser el alma de esta gacela, que avanza en zigzag aprovechando lo que el territorio actual, VUCA, permite.

Todo apunta a que este 2020 va a ser el gran año de Compras, después de una larga y complicada ascensión para ocupar el lugar en el C-level que le corresponde. ¡No lo podemos dejar escapar!

Próximo evento en Lima: Cumplimiento de contrato, 23 de abril: http://bit.ly/2VoscB5

Autor: Ramón Sagarra

ESADE Executive Education