En este inédito camino que nos está tocando recorrer, el foco de Compras debe cambiar. La prioridad ahora es asegurar la continuidad de la operación, a los diferentes ritmos de una reactivación de recorrido imprevisible.

 

La clave radica en una profunda mirada al panel de proveedores, para conocer como se están adaptando a la crisis económica, que va más allá de la amenaza sanitaria. La primera consideración es entender que la situación actual, afecta de forma muy desigual a los diferentes segmentos de la economía. Algunos de ellos, la mayoría, está prácticamente paralizado: turismo, ocio, viajes, son un ejemplo de ello. Otros. por el contrario, está con su capacidad desbordada, y con problemas laborales para atender la sobre demanda: alimentación, sanitario.

 

Este es el inédito escenario, donde las dudas nos desbordan, y las respuestas y predicciones, son más que inciertas. Con respecto a Compras, el tipo de relación que tengamos o deseemos tener con nuestros proveedores, está la capacidad de respuesta. ¿Será Compras capaz de asegurar la sostenibilidad del cumplimiento con la demanda que va teniendo la propia empresa?

 

Primera reacción: no dar por supuesto que los proveedores de toda la vida son fuente segura. Posiblemente son los más estratégicos para el negocio, por tanto a los primeros que hay que ponerles la lupa, para ver cómo está su situación, productiva y financiera.

 

Debemos responder a un set de varias preguntas:¿Su capacidad productiva está afectada, consecuencia del confinamiento laboral?; ¿Cómo le ha variado o le va a variar su demanda? ¿Está en una situación de exclusividad, y por tanto con poder sobre el precio de venta? ¿Tenemos visibilidad sobre ese mercado de abastecimiento, conocemos sus drivers? ¿Qué nivel de imprecisión tiene nuestras proyecciones de salida de esta crisis?

 

Sin duda está situación dibuja un escenario muy diferente, nada de la historia de compra debe darse por asumido, todo debe ser escrutado cuidadosamente. Obviamente nos se trata de tirar la casa por la ventana, contra más podamos conservar del funcionamiento pre-crisis, estaremos en mejor posición para recuperarnos.

 

Si adoptamos está actitud de valorar a fondo las capacidades de nuestros proveedores, salta una pregunta, ¿a todos?, ¡pues igual sí! Pero enseguida viene a nuestra mente, ese pequeño, pero despierto proveedor que nos suministra una pieza clave para el producto final, ¿Qué hacemos con él? Nos animamos a preguntar al sistema: lístame un ABC de proveedores y montos comprados a cada uno de ellos. Y ¡Oh sorpresa!, aparece el clásico 20% proveedores/80% compra acumulada. La siguiente pregunta salta de inmediato, ¿qué hacen el 80% restante de proveedores en esta película?

 

Todas estas reflexiones nos llevan al punto clave que nos sitúa en ¿cuán preparada estaba Compras, para afrontar una crisis de esta envergadura? La sensación más generalizable, es que ¡poco! O muy poco, ¡a elegir! Básicamente porque en la Década de los 2010, no hizo los deberes. Los muchos estudios publicados indican que alrededor del 12% de las empresas tienen una organización de compras que puede considerarse avanzada; el 57% están en el camino de transformar el modelo de gestión, y el 31%, consideran que Compras funciona razonablemente bien, luego, ¿para qué cambiar?

 

¿Por dónde afloran las carencias de no haber afrontado la Transformación con decisión? De una forma muy general, respetando las excepciones, lo que se ve en el área de Compras es:

  • Falta de sistemas de análisis de gasto potentes, sencillos, y que faciliten una información fiable, para gestionar la compra.
  • Trabajo en silos, el comprador/a compra lo que la Unidad Funcional le solicita, punto final, no hay debate ni propuesta de otras opciones.
  • Nula, o casi nula, visión de la estrategia del negocio para el que compra el comprador/a. Mejor no investigar el grado de alineamiento con los objetivos estratégicos del Negocio.
  • Poca profundidad de conocimiento del mercado donde nos abastecemos.
  • No disponen de un plan estructurado de identificación de riesgos y de sus correspondientes planes de mitigación y/o contingencia.
  • Talento en el equipo muy desigual. Alguno/a sí con visión de negocio, la mayoría: operativos.

 

Los puntos anteriores no dejan de ser los que se lograría si el equipo de Compras hubiese adaptado la metodología CatMan, como herramienta de trabajo. Pero esto no ha sido así en la mayoría de las empresas. Para constatarlo basta con una sencilla pregunta. ¿Qué porcentaje de la compra, se ha realizado con un Category Plan como respaldo?

 

En un momento en que el pilar de la gestión de Compras, debería ser Gestión del Panel de Proveedores, este pilar tiene muchas desgarraduras. La primera, y grave: hay demasiados. La segunda, no los tenemos clasificados: Matriz de Kraljic, luego no conocemos su relevancia hacia el negocio; esto nos hubiese permitido escoger el tipo de relación deseable con nuestro pequeño proveedor antes mencionado. La tercera: viejos parches poca renovación, <<siempre hemos comprado a los de siempre>> La cuarta: buscamos los mejores precios, pero ahora necesitamos flexibilidad. La quinta…

 

Abordando la primera “desgarradura” <<hay demasiados>>, ahí está gran parte de la solución. O dicho en plan más lenguaje Compras: reducir el número de proveedores de forma drástica. La consecuencia directa menos compra spot y más contratos, la aparición en el mercado de suministradores tipo Amazon o Alibaba, permite dirigir a estos el tail spend.

 

Con esta política, el número de contratos y su complejidad va en aumento. Aunque sea una perogrullada, los contratos están hechos para que se cumplan. ¿pero cuál es la realidad? La frase que lo puede escenificar es: Contratos sin control.

 

En cifras del IACMM, los directivos confiesan que entre un 12% y un 15% de los contratos no se sabe donde están. Esta cifra aumenta de forma escandalosa si se les pregunta sobre cuál es la última versión vigente. Y continua el descalabro, la falta de control le cuenta a la empresa un 9,2 % de sus ingresos, por: desviaciones de precio; descuentos no aplicados; calidad no conforme, sin resarcimiento; continuidad de suministro con contrato vencido, y una asunción de riesgo por parte de la empresa compradora, de la que en la mayoría de los casos no es consciente.  

 

Otra cifra alarmante sobre lo que pasa con los contratos, que proporciona Aberdeen, es que el 62% de los litigios de la empresa tienen que ver con el incumplimiento de los contratos. Bonito panorama cuando lo que necesitamos, especialmente en este momento es un proveedor colaborador, solvente y flexible. ¿Amarrarlo con un contrato draconiano, es una buena idea?

 

La impresión que podría darnos este panorama es que “salimos del fuego para arrojarnos a las llamas”. Vamos a contratos bastante más complejos, no necesariamente más complicados, en los que depositaremos un fuerte volumen de nuestra compra, por tanto que debemos asegurar que se cumplirán. ¿Pero como establecer un sistema de monitoreo efectivo que no requiera un ejercito de AdC (Administradores de Contrato)?

 

Afortunadamente en los últimos años, ante la agudeza del problema han surgido una serie de empresas ávidas de ofrecer la mejor solución CLM (Contract Lifecycle Management), y lo han logrado. En sólo un año ya hay programas que incorporan AI, que permite leer un contrato, redactado en Word, (como es lo habitual en el ámbito legal) extraer las condiciones críticas de su cumplimiento, generar así los KPI’s, “revuelven” por el ERP, buscando la información que le permita cotejar con los parámetros de control diseñados. ¡Sorprendente!, no tanto, estamos en plena era digital.

 

A pesar de la resistencia del área legal de las empresas, estos programas CLM que abarcan la vida completa del contrato se han movido al principio del ciclo, proporcionando o facilitando la elaboración de cláusulas estándar que permiten construir un contrato que ya esta pre-aprobado.

 

Nos falta aún la parte más bonita de este relato, la base de un contrato excelente es que sea win win, esto aboca a la colaboración por ambas partes, con un resultado final en la ejecución del contrato, que hace que mejoren las condiciones inicialmente pactadas, para las dos partes.  

 

Todos estos temas son objeto de las propuestas que les va a ir haciendo Cenfolog “En búsqueda del tiempo perdido”

 

PRÓXIMOS EVENTOS INTERNACIONALES:


Julio 2020 : CUMPLIMIENTO DE CONTRATO – La clave para la reducción real de costos.

Septiembre 2020: Programa Internacional de Dirección en Compras

Ramón Sagarra Lerturer
Director PDDC, Programa Desarrollo Directivo Compras, ESADE Executive Education
Director del Programa en Dirección de compras, CENFOLOG